10 lietas, kas jāapsver, izvēloties ERP sistēmu

1. Cik plašu funkcionalitāti sistēma piedāvā?

Uzņēmumam, kas tiecas uz attīstību, jārēķinās, ka gadu gaitā visticamāk pieaugs arī prasības pret ERP sistēmu gan funkcionalitātes, gan lietotāju skaita ziņā. Pirms sistēmas iegādes pasūtītājam ir jāapzina gan tas, vai sistēmas funkcionalitāti un lietotāju skaitu būs iespējams papildināt, kad šāda vajadzība radīsies, gan arī tas, vai noteikumi, uz kādiem ERP piegādātājs to piedāvā, ir skaidri saprotami,godīgi un pamatoti. Ja uzņēmums nākotnē plāno paplašināties, tad būtu jāņem vērā arī iegādājamās sistēmas piemērotība darbam ar lielāku lietotāju skaitu.
 

2. Vai sistēma ir elastīgi pielāgojama?

Neraugoties uz to, ka jebkura ERP sistēma ir vairāk vai mazāk konfigurējama un pielāgojama biznesa specifikai, parasti viselastīgāk un precīzāk sistēmu pielāgot var tās izstrādātājs. Veikt pielāgojumus un papildinājumus sistēmā sadarbojoties ar tās izplatītāju faktiski vienmēr būs dārgāk, laikietilpīgāk un sarežģītāk nekā sadarbojoties ar tiešo sistēmas izstrādātāju. Dažkārt sistēmu piegādātāji iesaka uzņēmumam pielāgot savus biznesa procesus sistēmai, jo ne vienmēr ieviešanas brīdī tie ir efektīvi. I eviešot sistēmu, ir svarīgi pasūtītājam un piegādātājam dalīties pieredzē un zināšanās, un kopīgi nonākt līdz risinājumam, kas sekmētu visefektīvāko kompānijas darbību.
 

3. Vai ERP būs iespējams sasaistīt ar citām IT sistēmām?

Mūsdienās uzņēmumiem aizvien aktuālākas kļūst iespējas nodrošināt efektīvu darba vidi mobilajiem vai attālināti strādājošajiem darbiniekiem. Līdz ar to nereti uzņēmumi izvēlas izmantot vairākas sistēmas ikdienas procesu pārvaldībai. Tās var ietvert, piemēram, mobilās aplikācijas noliktavas pārvaldībai, pārdošanas rīkus vai dažādas POS sistēmas. Tāpat uzņēmumi nereti atrod vai programmē sistēmas, lai nodrošinātu kādu specifisku procesu automatizāciju, piemēram, noliktavas pārvaldībai, ražošanai vai e-komercijai. Katras sistēmas neatkarīga pārvaldība rada kompānijai ne vien lieku darbu un datu neprecizitāti, bet arī papildus izmaksas, tādēļ svarīgi ir apsvērt ERP sistēmas savienojamību ar citiem IT rīkiem.
 

4. Vai sistēmas saskarne ir lietotājam draudzīga?

Izvēloties ERP sistēmu, pasūtītājam ir jāpievērš uzmanību tam, cik daudz iespēju būtu pašam pārvaldīt savu sistēmu. Vai sistēmas lietošanas gaitā nāksies vērsties pie piegādātāja programmētājiem, lai veiktu pat nelielas izmaiņas sistēmas konfigurācijā? Nereti sistēmu piegādātāji nenodrošina iespēju gala lietotājam konfigurēt sistēmu tik daudz, cik tas nepieciešams ritošam ikdienas darbam. Lai nesaskartos ar negaidītām izmaksām un efektivitātes zudumiem uzturēšanas laikā, jāpievērš uzmanība tam, cik neatkarīgi iespējams sistēmu lietot.
 

5. Vai sistēma ir piemērota Latvijas likumdošanai?

Kaut arī starptautiskām sistēmām ir savas priekšrocības, to lokalizācija visbiežāk nepārklāj visu sistēmas funkcionalitāti. Iegādājoties sistēmu, kas lokalizēta, nepievēršot papildus uzmanību nelielām vietējās likumdošanas detaļām, pasūtītājam jārēķinās ar drīzu nepieciešamību iegādāties atsevišķu programmatūru, kas spētu nodrošināt, piemēram, kvalitatīvu algu aprēķinu, un tās integrāciju ar primāro uzņēmuma resursu vadības sistēmu.
 

6. Kādas būs sistēmas ieviešanas izmaksas?

Visdrošākais veids, kā izvairīties no nekontrolētas projekta sadārdzināšanās vai ieviešanas procesa paildzināšanās , ir detalizētas prasību specifikācijas sagatavošana vēl pirms ERP sistēmas piegādātāja izvēles. Prasību specifikācijas izveide palīdzēs uzņēmumam definēt vēlamā projekta mērogu, kā arī nodrošinās iespēju ERP piegādātājam sagatavot piedāvājumu ar precīzu ieviešanas grafiku un izmaksām. Ja ieviešanas laikā tomēr tiks konstatēta nesaprašanās starp pasūtītāju un ieviesēju – cik lielu atbildības daļu par to uzņemsies ieviesējs? Nereti sistēmu piegādātāji pilnu atbildību liek uzņemties klientam.
Nedrīkst par nesvarīgām uzskatīt apmācības - pat ja ERP sistēma ir jaudīga un uzņēmuma vajadzībām atbilstoša, pasūtītājs neapzināsies visu, ko iegādātā sistēma var nodrošināt, ja izvairīsies no savu darbinieku apmācības sistēmas lietošanā. Atsakoties no darbinieku apmācības sistēmas ieviešanas laikā, pasūtītājs zaudē relatīvi lielākus laika un finanšu resursus sistēmas lietošanas laikā.
 

7. Kādas būs sistēmas uzturēšanas izmaksas?

Svarīgi ir savlaicīgi pievērst uzmanību ERP sistēmas uzturēšanas noteikumiem. Jebkuras ERP sistēmas uzturēšana prasīs ieguldījumu no pasūtītāja, tomēr dažkārt pasūtītājam nākas saskarties ar slēptiem noteikumiem un izmaksām. Iegādājoties ERP sistēmu, pasūtītājam ir jāpārliecinās, ka uzturēšanas noteikumi ir precīzi nodefinēti, skaidri saprotami un negrozāmi, lai nesaskartos ar situāciju, kurā pēc dažiem gadiem sistēmu nākas mainīt, jo bez ievērojamiem papildus ieguldījumiem to vairs nav iespējams efektīvi izmantot.
 

8. Kāda ir ERP piegādātāja komunikācijas stratēģija?
Kvalitatīvs un operatīvs klientu atbalsts spēlē lielu lomu ne vien sistēmas ieviešanas laikā, bet arī pēc tam – lietotājiem saskaroties ar jaunām situācijām, uzņēmumam pieņemot darbā jaunus darbiniekus vai saskaroties ar cita veida grūtībām ikdienā. Pasūtītājam ir jāpārliecinās ne tikai par to , ka viņa ERP piegādātāja konsultanti ir sistēmas eksperti, bet arī par to, ka tie ir atsaucīgi un spēj ātri reaģēt uz jebkuru problēmu . Tāpat pirms sistēmas ieviešanas jānoskaidro, vai projektam tiks piešķirts vadītājs – vai kāds no darbiniekiem piegādātāja uzņēmumā tieši pārzinās uzņēmuma situāciju un personīgi iedziļināsies klienta problēmās. Svarīgi ir arī noskaidrot, vai piegādātājs vajadzības gadījumā piedāvā klientu atbalstu ne vien attālināti, bet arī klātienē.
 

9. Vai sistēma tiek attīstīta?
Ir nozīmīgi, ka izvēlētā sistēma tiek regulāri atjaunota, iekļaujot tajā papildus funkcionalitāti un uzlabojot esošo, ņemot vērā apkalpoto nozaru uzņēmumu vēlmes un pieredzi. Regulāri attīstot sistēmu dažādu nozaru uzņēmumiem, rodas produkts, kas spēj attīstīt pasūtītāja biznesu veidos, kādus tas nav ap zinājis. Sistēma, kam netiek veidoti pastāvīgi a tjaunojumi, nozīmē ne vien iztrūkumu ERP iespēju spektrā, bet arī risku laikam ritot saskarties ar neatbilstībām likumdošanai.
 

10. Cik veiksmīgs sistēmas ieviesējs ir pašreizējā tirgū ?
Ja attiecīgajā reģionā no citiem līdzīga izmēra vai nozares uzņēmumiem regulāri dzird sliktas atsauksmes par noskatīto sistēmu, vai sistēmas ieviesējiem nav veiksmes stāstu, ieviešot kādu konkrētu sistēmas funkcionalitāti, pastāv lielāka iespēja sistēmas ieviešanas projektu neiekļaut paredzētajā laikā un izmaksās pat tad, ja plānotais rezultāts būtu atbilstošs kompānijas vajadzībām.